Muchas veces bajamos a una convocatoria de de Asamblea de Propietarios para elección de una Junta de Condominio, saber quienes serán los nuevos miembros que serán nombrados y de ahí conocer que dejo la Junta saliente y lo que hará la Junta entrante.
No obstante electa la junta ya estamos apurados a la firma del Acta levantada para seguir en nuestros quehaceres de nuestros apartamentos, sin ponernos a pensar, estas personas que elegimos estarán capacitadas para las funciones que fueron nombradas? sabrán realmente que deben hacer? Y muchas otras conjeturas que luego dejamos pasar. Y de los miembros electos que decir: “bueno ya nos metieron en este peo, lo que tenemos es que echar para adelante y esperar que pase el año rápido”, otros dirán para salirse del paquete: “ mira si se presenta mucho problema me retiro y no continuo” y así sucesivamente , el asunto es no asumir responsabilidades aunque sean para nuestro propio bien.
El siguiente trabajo pertenece a Rafael Ángel Viso Ingenuo, publicado en la web a través, de “monografias.com “ y aunque no diríamos que es propiamente un tal como debe ser una Junta de Condominio, si podría catalogarse como una guía de ayuda a una Junta de Condominio.
A.2) Atribuciones de cada uno de sus miembros y delegación de responsabilidades : Es evidente que si un equipo de trabajo quiere alcanzar la mayor efectividad y
eficacia en los objetivos que se ha trazado de acuerdo a su
misión,
debe en primer lugar, nombrar a los responsables para cada una de las áreas que ameritan su
atención. De suyo, este primer paso puede considerarse de "
organización" y es tan fundamental, que obviarlo ocasionará que varias personas hagan un mismo trabajo bajo el esquema de órdenes y contraórdenes que originan la duplicidad de la
inversión de
recursos humanos y el tiempo en un mismo
objetivo.
Las recomendaciones que les hacemos a las juntas de condominios para que este primer paso pueda ser cumplido con
éxito, es que cada uno de sus miembros cumplan con las misiones que les impone o bien el documento de condominio, o en su defecto su documento reglamentario. Éstos
documentos son de obligatorio cumplimiento y contienen generalmente normas en este sentido donde se señalan con claridad los cargos y las misiones de cada uno de ellos, que ocuparán los miembros principales y suplentes de la junta. Nos preguntará el lector qué hacer en caso de la inexistencia de este tipo de normas en los documentos indicados: si ese fuese el caso, sugerimos que la composición de la junta de condominio se haga conforme a lo dispuesto en el artículo 18 de la LPH que señala que tres serán los miembros principales y tres los miembros suplentes. Nótese que la ley no establece ninguna denominación para cada uno de los miembros suplentes. Sobre este particular, pensamos que en una ley ferenda se podría ser mucho más específico en este punto a fin de evitar
problemas en la concepción y funcionamiento de las juntas de condominios. La norma establece una condición igualitaria para todos sus miembros sin señalar en modo alguno una cabeza, o
liderazgo de conducción y de
responsabilidad que debe tener todo órgano que actúa de forma colegiada.
Es común la práctica de funcionamiento donde la asamblea de propietarios elige a todos los miembros de la junta de condominio, principales y suplentes, y éstos, en su primer momento de reunión se atribuyen las misiones o responsabilidades que cada uno tendrá en la vigencia de sus
funciones. Por supuesto que no criticamos negativamente este forma de proceder; pensamos que de hecho ello implica un excelente nivel cultural y de organización en las comunidades que así lo hacen.
Ahora bien, como no todas las comunidades de copropietarios presentan una claridad meridiana en cuanto a entender que pertenecer a una junta de condominio es más un
servicio comunitario que una cuestión de
poder (o de falso empoderamiento) nos da pié a permitirnos sugerir una composición (tradicional) de la junta de condominio para cuando falten las
normas reguladoras de su misionamiento. Partiendo del punto inicial dado por el legislador (tres miembros principales e igual número de suplentes) llegamos a una
estructura básica integrada de la siguiente forma: tres miembros principales a los que denominaremos: Presidente; Secretario y Tesorero; y tres miembros suplentes: bien que cada suplente tenga la posibilidad de "suplir" a cualquiera de los miembros principales; o también designando expresamente a cada suplente de los miembros principales sin tal posibilidad de alternabilidad o flexibilidad entre ellos (los suplentes).
Un aspecto vital para cuando no existan las normas es hecho de que si se acoge nuestra estructura recomendada para integrar la junta de condominio, deben sus miembros dejar constancia expresa en el
libro de actas de sus reuniones, donde cada firme su compromiso asumido. Ello servirá de prueba legal a la hora de determinar las responsabilidades ante cualquier circunstancia que se presente en la vida gerencial de la junta de condominio.
Recomendamos que para llenar cualquier vacío normativo sobre la composición y
distribución de
funciones de la junta de condominio, se proceda a la
redacciónde las mismas por vía del reglamento del documento de condominio, las cuales una vez aprobadas conforme a la
ley, son de obligatorio cumplimiento para futuras gestiones de venideras juntas de condominio que regirán los destinos del inmueble.
Con relación a la delegación de las funciones de sus miembros, ello se hará una vez que se tenga clara cuál es la estructura que se ha acogido. En nuestra estructura recomendada, a continuación exponemos a modo de ejemplo las funciones que podrían desempeñar los miembros principales de una junta de condominio; así tenemos que:
De las atribuciones y funciones del Presidente de la Junta de Condominio:
A)Presidir las reuniones de la Asamblea General de Propietarios y de la Junta de Condominio;
B)Ejercer la representación legal de la Junta de Condominio del Conjunto Residencial cuando ésta haga las funciones de
administrador. Cuando exista un administrador del Conjunto Residencial, será él quien ejerza la representación legal de la
comunidad de propietarios;
C) Coordinar las actividades de los demás miembros (principales o suplentes) de la Junta Directiva del Condominio;
D)Cumplir y hacer cumplir el presente Reglamento de Condominio y las disposiciones de la Ley de
Propiedad Horizontal;
E)Adelantar las relaciones institucionales con las
empresas prestadoras de los
serviciospúblicos en el Conjunto Residencial;
F) Realizar la contratación de personas para la conservación,
mantenimiento o reparación de las áreas comunes del inmueble, así como decidir su despido o revocación contractual;
G) Convocar y presidir el
procesoelectoral para la renovación de los miembros de la Junta Directiva del Condominio, así como dar a conocer sus resultados por escrito cuando no se instale le Comisión Electoral respectiva;
H) Elaborar con la asesoría del Tesorero el
presupuesto semestral o anual de
gastos o
inversión en las áreas comunes del Conjunto Residencial; e
I) Otras que sean aprobadas por el setenta y cinco por ciento (75%) del
valor capital presente en la Asamblea General de Propietarios.
De las Atribuciones y funciones del Secretario de la Junta de Condominio:
A) Hacer una
síntesis por escrito de los puntos
tratados tanto en la Asamblea General de Propietarios, así como de las reuniones de la Junta Directiva del Condominio. Para facilitar este
trabajo, se establece que la redacción podrá constar en papel impreso por
sistemas de
computación y debiendo anotar el día, lugar, hora, puntos tratados y resultados de la reunión. Esta
documentación será sustituta de la
información del libro de actas del condominio, siempre y cuando sea firmado por los miembros de la Junta Directiva del Condominio y dos propietarios del Conjunto Residencial, sin que ello releve a este funcionario de su obligación de entregar debidamente llenados los
libros de actas de la Asamblea de Propietarios y de la Junta de Directiva de Condominio al finalizar su
gestión;
B) Ejecutar las directrices dadas por el Presidente de la Junta, así como las que se decidieren en las reuniones de la Junta Directiv a del Condominio;
C) Manejar el
archivo de la Junta de Condominio y la correspondencia en general. Integran el archivo general los libros de actas de las asambleas generales de propietarios, el libro de
contabilidady el libro diario de la Junta de Condominio;
D) Sustituir al Presidente cuando éste se encuentre ausente, abandone el cargo o renuncie a sus funciones en caso de que el Suplente de éste no asuma el cargo. En tal caso, se dejará constancia del
carácter con que actúa mientras dure la encargaduría;
E) Convocar las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Asamblea General de Propietarios, haciendo constar tal carácter en la convocatoria;
F)Recoger la opinión y sugerencias de los propietarios, bien escritas o verbales, para ser tratados en la Junta Directiva del Condominio o bien en la Asamblea General de Propietarios;
G) Darle
publicidad al
estado de las
cuentasdel condominio, así como la relación de los aportes mensuales de cada propietario y publicitar la morosidad de éstos;
H) Verificar el quórum y validez de las decisiones tomadas por la Asamblea;
I)Otras que sean aprobadas por el setenta y cinco por ciento (75%) del valor capital presente en la Asamblea General de Propietarios.
De las atribuciones y funciones del Tesorero de la Junta Directiva del Condominio:
A) Hacer mensualmente la relación de
ingresosy gastos del Condominio del Conjunto Residencial y remitirlas al Secretario de la Junta para su posterior publicidad;
B) Llevar un archivo de todas las facturas pagadas por los propietarios y el Condominio, así como de los depósitos efectuados discriminadamente por cada uno a las distintas cuentas del Condominio;
C) Elaborar la lista mensual de propietarios solventes con las distintas
obligaciones del condominio;
D)Llevar el libro de contabilidad del Condominio. Para realizar esta tarea con mayor agilidad, el Tesorero podrá hacer uso de los sistemas y
programas de computación. La contabilidad computarizada y su impresión original hará las veces del libro de contabilidad, siempre y cuando vaya firmada por los miembros principales de la Junta de Condominio y dos
propietarios del Conjunto Residencial, sin que ello releve a este funcionario de entregar los libros de contabilidad debidamente llenados al finalizar su gestión;
E) Otras que sean aprobadas por el setenta y cinco por ciento (75%) del valor capital presente en la Asamblea General de Propietarios.
A.3) Establecer cronogramas de trabajo para el cumplimiento de los objetivos : esto no es otra cosa que la distribución de las metas predeterminadas por la junta en un espacio de
tiempo, que legalmente está establecido por un período mínimo de un año. Lógicamente, para poder hacer un cronograma de
objetivos hay que detectar "in prima fase", qué es lo que hay que hacer; para luego indicar los
procedimientos de forma detallada respondiendo así la pregunta, cómo se realizarán los objetivos; llegando finalmente a la concreción temporal distribuyendo tales objetivos en el lapso que tiene legalmente establecido para cumplirlos.
Nos detenemos brevemente en este punto sólo para mencionar que es necesario que la junta de condominio proponga un regular régimen de reuniones que le permita no sólo tomar las decisiones necesarias para alcanzar sus objetivos, sino tener claro el "nivel de
supervisión" de la ejecución de esas decisiones. Sugerimos que cada reunión de la junta de condominio se lleve a cabo bajo una agenda de discusión para optimizar el tiempo de trabajo y que comience siempre con
la lectura del acta levantada de la reunión anterior, para poder efectivamente hacerle un seguimiento efectivo del avance en cada
objetivo específico.
A.4)
Comunicación con los copropietarios: sin duda, será muy estimulante para todos quienes habitan en una comunidad poder apreciar que efectivamente el equipo humano de trabajo en quienes han depositado su confianza para mantener, conservar y mejorar la inversión inmobiliaria realizada, reporta seriamente los resultados de su gestión, los cuales por cierto se van a ver materialmente y son directamente proporcional al estado físico de la infraestructura del inmueble.
Comunicar la visión, rumbo,
dirección y metas de la junta de condominio a través de un órgano divulgativo mensual es una de las mejores decisiones que ella pueda tomar. De esta forma, todos los copropietarios estarán enterados de su gestión y podrán colaborar en la solución de
problemas comunitarios cuando los mismos hayan desbordado su quehacer diario. En una comunidad frecuentemente se presentan situaciones o problemas que sólo pueden ser resueltos por especialistas en determinadas áreas en las que los miembros de la junta no tienen noción o experiencia, debiendo apoyarse en su comunidad para resolverlos; y que mejor vía comunicacional para pedir auxilio que un órgano divulgativo de gestión. Concluimos diciendo que comunicación es participación y a la inversa, resultando siempre la primordial herramienta de
acción en la
gerencia de un condominio.
A.5) Rendición de cuentas: realmente esto forma parte de la comunicación antes enunciada. Por razones didácticas y con el objeto de enfatizar su importancia colocamos la rendición de cuentas como un punto aparte de mencionar, que constituye un momento cumbre de
exposición de resultados y de
evaluación de la gestión de la junta de condominio.
Como ya dijimos, anualmente debe ocurrir esta presentación de resultados. Si bien es un acto formal que ocurre ante la reunión de la asamblea de propietarios convocada para tal fin, somos de la ideas que un mes antes de concluir legalmente la gestión de la junta de condominio, ésta envié por escrito a todos los copropietarios su
informe final, para que éstos tengan realmente la oportunidad y el tiempo suficiente de formularse un criterio bastante objetivo del resultado de gestión que se les está presentando. Sólo así podrán aprobar o improbar la gestión; renovar o revocar el mandato que les han dado a los miembros de la junta de condominio, en síntesis, evaluar una gestión.
Como acto comunicacional, la rendición de cuentas hecha por una junta de condominio puede valerse de todas las
herramientas técnicas disponibles hoy día en la comunicación: fotografías; películas; presentaciones computarizadas;
análisis comparativos de
datos utilizando programas especiales, en fin, todo aquello que ayude a resumir y a comunicar de la mejor forma posible a los copropietarios del resultado de una gestión administrativa.
En lo particular, cuando nos ha correspondido integrar algunas juntas de condominios, desde el primer día de gestión nos preocupamos por el momento de rendición de cuentas; sobre todo en aquellos casos donde se asume una
responsabilidad de gerenciar inmuebles que sufren situaciones críticas de diversos órdenes: de infraestructura; de tipo administrativo o legal. Por tal razón, recomendamos que la junta de condominio que opere bajo estas particulares condiciones de
presión donde el descrédito de las actuaciones de las juntas anteriores afectan la credibilidad ab iniciode la junta de condominio, procedan de inmediato a dejar constancia (bien por fotografías, filmaciones o inspecciones judiciales hechas por un tribunal competente) de las condiciones en que es recibido el inmueble. Ello permitirá establecer un antes y después; es decir un punto de comparación de la gerencia de la junta con relación a lo hecho por otras anteriores y resultará muy útil a la hora de rendir cuentas. A medida que se refleje la recuperación del inmueble y se vaya dejando constancia de ello por cualquier medio, se irá ganando la confianza de los copropietarios y se convertirá en un estímulo que propiciará un
cambio de
cultura y del modo de relacionarse de los propietarios con su inmueble (inversión); lo cual redundará seguramente en la revalorización económica del mismo.
B) Relación de la Junta de Condominio con el administrador y los propietarios
Podríamos subdividir este punto en otros e incluso establecer una clasificación que respondiera a las múltiples situaciones que se presentan con ambas figuras. Pero nuestra intención es sencillamente aportar los lineamientos o
principios generales que deben tomarse en cuenta para definir ambas relaciones, que son distintas y en donde la junta de condominio sirve de vaso comunicante, con suficiente
autoridad para intervenir en situaciones concretas para resolver o evitar algún
conflicto. A continuación, dividiremos nuestra exposición en dos partes donde destacaremos los principios que deben tomarse en cuenta para que la relación de la junta de condominio sea óptima en cada caso. Así resumimos los siguientes principios, a saber:
B.1) En la relación Junta de Condominio y Administrador:
B.1.1) La relación contractual: siendo que la propia LPH señala que la relación habida entre el administrador y la Junta de Condominio (representante legal de la comunidad) es la definida por el mandato, recomendamos que cuando una
persona (natural o jurídica) sirva como administrador del inmueble, se determine de forma muy detallada todos y cada uno de los términos que normarán la relación entre ambas partes. Mientras más detallado sea el régimen del mandato, menor será la posibilidad de duda o de vacío en cuanto a su
interpretación se refiere; o lo que es lo mismo: menor será el surgimiento de los
conflictos. Inclusive, sostenemos la
tesis de que un
contrato de
administración que no contemple los mecanismos de prevención y de resolución de los posibles conflictos que puedan surgir entre las partes, será un contrato jurídicamente débil.
B.1.2) El principio de la "relación comunicacional": para nosotros, este principio se basa en la continua y frecuente relación comunicacional existente entre el miembro de la junta de condominio habilitado para tal fin, y el nivel gerencial designado por el Administrador. Entendemos que no se trata simplemente de mantener una comunicación cordial, amigable o afable entre la junta de condominio y el administrador; ello, además de cumplir con las normas mínimas de cortesía y de urbanidad, debe cumplir con un cometido de cooperación y de ayuda a la junta de condominio en la gerencia del inmueble. En este orden de ideas, entendemos que este principio debe girar en
torno al siguiente contenido: a) comunicación o reportes administrativos y financieros del inmueble: el administrador durante toda su gestión comunica constantemente su gestión sobre los asuntos generales del inmueble, así como los habido con cada administrado en particular. Desde la relación con los
proveedores; la emisión y cobro de las facturas de condominio; el pago de la
nómina de los empleados del inmueble y la situación
laboral de cada uno de éstos; la conciliación bancaria de las cuentas a favor de la comunidad; en fin, siempre está comunicando lo que hace a la junta de condominio y dejando "huellas o trazas" de su actuar para su comprobación en cualquier momento de su gestión; b) asesoría jurídica: nos referimos aquí a la que debe brindar el administrador a la junta de condominio para atender la realidad legal de su gestión: la toma de decisiones válidas que sean aceptadas pacíficamente por todos y no cuestionadas por los copropietarios; la forma de dejar probanza de las decisiones tanto de la junta de condominio como de los acuerdos de los copropietarios; el combate de la morosidad, mediante la cobranza judicial o extrajudicial; c) comunicación con los niveles decisorios principales y alternos (respuesta operativa de las partes): dependiendo de la relación contractual establecida entre las partes, y considerando que la nueva tendencia de
la administración inmobiliaria en
Venezuela es la de corresponsabilidad administrativa entre la junta de condominio y el administrador, conviene destacar un contenido muy importante que resume
la comunicación entre ambas figuras. Nos referimos ahora a la necesidad de establecer un vaso comunicante permanente entre los niveles de decisiones de las partes de esa relación contractual, tomando en cuenta que los imprevistos que se presentan en la vida de un inmueble y de su comunidad de propietarios son tan diversos que amerita tomarse muy en cuenta una
estrategia bien definida para atenderlos. Es así que es menester crear un canal abierto de comunicación entre las partes que defina sus responsables directos y alternos de ejercerlos, con el objeto de que en ningún caso sea interferido por nada ni por nadie.
Ello contribuirá a medir los niveles de respuesta y de
atención ante las exigencias que una parte le haga a la otra sea por el motivo que fuere y en definitiva, se consagrará de esta manera un perfeccionamiento de la relación contractual, es decir, del mandato de
administración propiamente dicho, originando una mayor satisfacción de ambas partes.
B.1.3) La transparencia administrativa: como parte de la comunicación entre la junta de condominio y el administrador, nos encontramos que la máxima exigencia que aquella siempre aspira y hace a todo administrador es la absoluta transparencia en el manejo de todos los aspectos administrativos relacionados con el inmueble, especialmente el relativo al manejo de los fondos económicos, si es que ello le ha sido delegado a éste.
Y la transparencia administrativa se logra con la concurrencia de distintas
variables que así la permiten. Veamos: un administrador garantiza este principio si: a) posee un
software de computación que permita manejar de forma integral todo lo relativo a: la emisión de facturas de condominio; pagos de proveedores; pago de
nóminas; elaboración de
cheques; conciliación de cuentas bancarias del
cliente (comunidad de propietarios); cuentas por cobrar; en fin, un
sistema de computación que permita automatizar las tareas de
control contable de las distintas
operaciones administrativas que se hacen sobre el inmueble, es un requisito fundamental que garantiza la consecución de este principio; b)perfil profesional e idóneo del recurso humano del Administrador: la administración de inmuebles requiere de expertos en el área de la contabilidad; de la gerencia administrativa; del derecho y también de sistemas de computación. Otras especialidades serán integradas a las empresas de acuerdo con su
interés comercial y el servicio que han diseñado prestar; c)
métodos de administración: las
ciencias administrativas tienen sus principios y objeto de estudio que le son propias, y que imponen una manera y criterios específicos, universalmente admitidos de hacer las cosas. No puede improvisarse en nada y es conveniente que los administrados entiendan que son criterios que sirven para manejar volúmenes de trabajo grandes, o información masiva bajo estándares que hacen posible su comunicación y entendimiento siguiendo determinadas formas; es por ello que para interpretar los datos contables arrojados bajo la aplicación de los métodos de las ciencias administrativas, hay que tener una formación especial, que frecuentemente chocan con las formas y maneras como una junta de condominio quiere que le presenten las cuentas, olvidando los criterios universalmente admitidos.
B.2) Relación Junta de Condominio y Copropietarios: seguidamente pasamos a enunciar los principios que deben regir para mantener una relación objetiva entre ambos entes:
B.2.1) El "principio de objetividad": en todas la situaciones que atienda una junta de condominio donde estén inmersos asuntos relativos a algún copropietario o
grupo de ellos, debe privar la ponderación imparcial de las distintas variables para que las decisiones que se tomen, sean considerando siempre la
justicia y la
equidad. Esto nos conduce a un segundo principio:
B.2.2) La "supremacía del interés colectivo o general" : no es otra cosa que ante cualquier circunstancia o duda, las decisiones de la junta de condominio deben siempre hacer prevalecer el interés general sobre el particular, cuando estén confrontados los intereses generales con los particulares. Ello, considerando las excepciones que haya establecido la ley en salvaguarda de "intereses vitales" como la vida o la integridad
física de las personas o cualquier otro bien definido, que obligue a respetarlos por imperio de la ley.
B.2.3) La comunicación: nos remitimos aquí a lo que antes dijimos sobre el principio de la "relación comunicacional" tratado en el punto anterior. Agregamos sí, que hay muchas formas de propiciar la comunicación entre la junta de condominio y los propietarios; y es más, posiblemente una de las misiones de ésta sea la de fomentar la buena comunicación y
solidaridad entre todos los copropietarios, siendo esto una herramienta muy efectiva de solucionar los normales conflictos que ordinariamente se presentan en las comunidades. La buena comunicación se basa en el
diálogo y éste es capaz de resolver cualquier conflicto, aún entre las partes más encontradas. La comunicación es la base de todo acuerdo.
C) La toma de decisiones válidas por la Junta de Condominio
En la gerencia de un condominio constantemente hay que tomar decisiones en muchos aspectos. Para que estas sean válidas es necesario considerar tanto aspecto de forma como de fondo
impuesto por la LPH y que ahora trataremos. Una decisión válida es aquella que luego de tomada surte plenos efectos legales para un grupo de personas y que por haber sido tomada en resguardo de una serie de requisitos (legales) no es susceptible de ser atacada, derogada o anulada por capricho de cualquier persona . Para ello, nos vemos obligados a considerar distintos tipos de decisiones y de los requisitos legales que deben tomarse en cuenta para su validez. Más que presentar una clasificación de decisiones, nos abordaremos el tema con base a una docena de preguntas y nuestras respuestas sobre situaciones que normalmente se presentan en la gerencia de un condominio, intentando convertirlas en una guía práctica que sirva a las juntas de condominios en su trabajo diario:
C.1) Contratación o despido de
personal; de servicios o suspensión de los mismos; manejo de cuentas bancarias: Es la junta de condominio el órgano de la comunidad de propietarios que directamente asume la supervisión y determinación de las funciones de todo el personal que labora en el inmueble. Es común ver a sus miembros orientando diariamente
el trabajo en sus instalaciones y solicitando su colaboración para atender las exigencias de la comunidad. Por ello, normalmente asume la contratación o despido del personal cuando ejerce las funciones de administrador en el inmueble. Sobre este tema, hay que considerar una cuestión muy importante cuando la administración del inmueble ha sido delegada a una tercera persona, distinta a la junta de condominio y nos formulamos la siguiente pregunta: ¿Quién es el patrono en este caso? Sin pretender dar opiniones especializadas en
materia de derecho laboral, la administradora puede contratar o despedir a un trabajador, pero siempre lo hará en nombre de la comunidad de copropietarios. No se trata de que cuando ella contrata lo hace en nombre propio, puesto que ella a su vez, actúa en nombre de aquella, todo dentro del contrato de mandato, recordando lo que señala el artículo 19 de la LPH: “En todo caso, la responsabilidad del administrador se rige por las normas del mandato”. Normalmente acontece que el administrador colabora con la junta de condominio en la búsqueda del perfil del personal más idóneo que se requiere en el inmueble, contratándolo posterior al visto bueno que aquella le otorgue.
Nosotros recomendamos a todas las juntas de condominios que por escrito le establezcan las funciones a cada uno de los empleados del condominio, para que no quede ningún tipo de duda al respecto. Esto puede hacer inclusive con la presencia del inspector del trabajo quien dará su aval correspondiente. Este consejo tiene mucha
utilidad, ya que comúnmente observamos disgustos por parte de los empleados en un condominio cuando al transcurrir del tiempo y sobre todo, al ocurrir los cambios propios y normales de las juntas de condominios, les van asignando nuevas responsabilidades laborales, más allá de las que inicialmente acordaron de forma verbal al comenzar su relación laboral, que en algunos casos que hemos conocido constituyen francamente una variación total a las condiciones laborales que nunca se corresponden con el
salario que devenga, y que tienen una incidencia notoria en su horario de trabajo. Si bien es cierto que en el caso del Conserje éste habita en el inmueble, no es menos cierto que tiene una serie de
derechos humanos que lo diferencian de un “esclavo”, no pudiendo los copropietarios pretender que esté disponible a toda hora por muy voluntarioso y dispuesto que éste se muestre en el cumplimiento de sus funciones.
Con relación a la contratación de
bienes y servicios en pro de la comunidad, hay que distinguir entre lo que constituyen los servicios básicos y cualquier otro servicio que no tenga tal carácter, como por ejemplo,
antenas satelitales de
televisión, que si bien son un servicio, representan una mejora para la comunidad que debe ser autorizada conforme a lo dispuesto en el artículo 9 de la LPH. Recordamos que la junta de condominio puede autorizar a al administrador para que realice en su nombre todas las gestiones relativas a los servicios básicos del inmueble:
electricidad;
agua;
gas y aseo urbano. La relación comercial con cada una de las empresas que prestan estos suministros pueden ser hecha por el administrador; siendo el único inconveniente que si llegado el caso de nombramiento de un nuevo administrador, habrá que realizar todos los cambios pertinentes ante las empresas y ello constituye una inversión de tiempo muy importante para los miembros de la junta de condominio. Nuestra sugerencia en este sentido, es que la junta de condominio haga esas gestiones una sola vez y ordene a estas empresas a remitir las facturas de sus servicios directamente al inmueble. Casi todas estas empresas servidoras tienen herramientas electrónicas de comunicación que permiten al administrador consultar los estados de cuenta y fechas de pago a través de
Internet. De hecho, ocurre que las facturas enviadas por el correo ordinario generalmente llegan tardíamente al
conocimiento del Administrador, quien procede a cargar el gasto conforme al
consumo proyectado por los sistemas electrónicos, teniendo ello perfecta validez y soporte legal, tal y como lo establece el Decreto Ley Transmisiones de Datos Electrónicos promulgado hace escasos dos años por el Ejecutivo Nacional.
El manejo de las cuentas bancarias por parte de la junta de condominio ocurrirá cuando: a) sea ella quien administre directamente el inmueble con prescindencia de un Administrador; b)cuando se requiera su firma conjunta con la del Administrador para hacerlo; y c)cuando tenga la capacidad de disponer de fondos especiales directamente administrados por ella, aún existiendo un Administrador que maneje exclusivamente la cuenta del gasto corriente u ordinario. La recomendación general que damos en esta materia es que todo egreso de cualquier cuenta o fondo de la comunidad de copropietarios sea avalado por la junta de condominio, especialmente a través de su tesorero. Es más, siendo el egreso de fondos comunitarios un acto de disposición, es pertinente que todos los miembros de la junta de condominio estén siempre en conocimiento de su realización y asuman la responsabilidad del mismo a través de las reuniones semanales que deberían tener cuando ellos participan en la administración del inmueble de forma exclusiva o combinada con la figura del Administrador.
Una forma de control previo de los gastos, es precisamente mediante estas reuniones de toda la junta donde son aprobados. De allí parten las instrucciones al administrador para que este elabore los cheques correspondientes que posteriormente deberán ser suscritos por las personas con firma autorizada. Luego, el Administrador en principio de sana transparencia administrativa, no sólo elabora los cheques y estampa su firma si es que ha sido autorizado, sino que realiza una fotocopia de la
factura del proveedor a pagar para archivarla y remitirla mensualmente a la junta como parte del control posterior del gasto. Así, la Junta, decidirá si carga todo o parcialmente el gasto que finalmente irá reflejado en la factura pro forma del condominio antes de su emisión; y una vez decidida su impresión será cuando el Administrador proceda a elaborar las facturas definitivas y a distribuirlas entre los propietarios. Puede que la junta decida reflejar un gasto elevado en dos o tres partes para mantener un nivel de gastos mensuales “tolerables” de acuerdo a lo que normalmente están acostumbrados a pagar los copropietarios. Esta división de la carga del gasto sólo podrá hacerse si la comunidad cuenta con
recursos suficientes para pagarle totalmente al proveedor concluido sus servicios; o en caso de no haberlos, cuando el proveedor decida concederle un
créditoa la comunidad. Esto último es bastante difícil en la Venezuela de hoy, por la vulneración económica que día a día procura la inflación en contra del valor de nuestro signo monetario nacional.
Concluimos el punto sobre el manejo de fondos de la comunidad, esgrimiendo una máxima que nos ha sido muy criticada por muchas empresas administradoras que manejan grandes volúmenes de condominios: Los fondos de la comunidad de propietario no tienen por qué estar en manos del Administrador. Ellos deben permanecer siempre bajo la
tutelay disponibilidad inmediata de sus legítimos y únicos dueños: a favor y orden de la comunidad de copropietarios representada legalmente por su junta de condominio. En síntesis, para administrar un condominio no hace falta solicitarle a la comunidad que conceda la posibilidad de colocación de los fondos comunitarios en las cuentas particulares del Administrador. Ello, a nuestro juicio, constituye un alto
riesgo en caso de atraso o
quiebra de éste, exponiendo a
riesgos innecesarios a la comunidad de copropietarios, amén de que en no pocas ocasiones, constituye una herramienta para el chantaje que hemos observado que han incurrido muchos administradores cuando son revocados de su
función, en el sentido de que éstos se niegan a entregar los fondos de la comunidad que están bajo su custodia y poder, a cambio de la aceptación de sus cuentas mediante finiquitos que muchas veces carecen de consistencia y congruencia contable, haciendo descuentos de fondos de forma caprichosa en su favor y en perjuicio de la comunidad. Hemos llegado a conocer casos donde las empresas administradoras se cobran honorarios profesionales por servicios administrativos no prestados, porque le han revocado el mandato antes de llegada la fecha natural de expiración contractualmente pactada. Nuestra posición al respecto es que ello constituye un abuso en el ejercicio de sus funciones, que puede configurar el tipo penal de la apropiación indebida calificada tipificada en el artículo 470 del
Código Penal. En el
desarrollo del los temas de la
Conferencia3 de este Material volveremos con lujo de detalles sobre estas notas. Lo importante es destacar que este tipo de cláusulas contractuales establecidas por los administradores, a nuestro juicio violan las normas de orden público, como la contenida en el artículo 19 de la LPH que señala: “La Asamblea de Copropietarios designará por mayoría de votos una persona natural o jurídica para que desempeñe las funciones de Administrador por un período de un año, sin perjuicio de revocarla en cualquier momento o reelegirla por períodos iguales…” (Subrayado nuestro). Entonces, si es el propio legislador que le da la posibilidad al máximo órgano de decisión de la comunidad de copropietarios, no pueden las normas pactadas entre los particulares, léase: la junta de condominio (que es un ente mandatario de la Asamblea de Propietarios y el Administrador) relajar normas de orden público, que han sido diseñadas precisamente para evitar que la comunidad toda sufra la ineficiencia o la mala gestión de un Administrador, por lo que nuestro criterio es en esto muy radical: no puede perjudicarse a la comunidad por los acuerdos pecuniarios sancionatorios de menor rango legal acordados entre la junta de condominio (quien también pueden deslegitimarse en un momento dado) y un Administrador.
C.2) Mención especial a la decisión de convocar a la Asamblea de Propietarios: Ya dijimos que la junta de condominio puede fungir como el ente administrador de una comunidad. Ello está expresamente estipulado en el artículo 18, literal “c” de la LPH vigente. En ese caso, como administrador, la Junta a tenor de lo dicho también en el artículo 24 de la ley ejusdem, puede convocar “a una asamblea de los propietarios interesados para deliberar sobre los asuntos a que se refiere el artículo 22”; teniendo la obligación de realizar esta convocatoria cuando así lo soliciten, al menos, un tercio del valor básico del inmueble. Dice este artículo (24) que si existiese la negativa por parte del administrador a realizar la convocatoria solicitada conforme a su
texto, entonces podrá solicitarse ante el Juez de departamento (hoy llamando de Municipio) de la jurisdicción del inmueble, para que haga la convocatoria y se realice la Asamblea.
Es bueno señalar lo que dice el legislador en su artículo 22, ya que pareciera que el administrador puede convocar a la asamblea de propietarios sólo a los fines en él señalados; reza así: “Lo concerniente a la administración y conservación de las cosas comunes a algunos apartamentos será resuelto por los propietarios de éstos. A falta de disposición en el documento de condominio, se aplicará lo dispuesto en los dos artículos siguientes”, que hacen referencia a dos formas de expresión de la voluntad de la comunidad de propietarios, bien a través de la Consulta, o mediante la realización y toma decisiones por la Asamblea de Propietarios. Opinamos y
sostenemos que la capacidad del administrador para convocar a una Asamblea de Propietarios y resolver los asuntos relativos a la administración y conservación de cosas comunes, no obedecen exclusivamente cuando estén inmersos los intereses de “algunos copropietarios”, sino que debe aplicarse la norma con un criterio de amplitud, contrario a cualquier
lógica restrictiva. Es uno de los temas pendientes en la modificación o reforma de este texto legal. Sería sano que la norma se adecuara por lo demás, a la realidad actual: siempre es convocada la Asamblea de Propietarios para que delibere y resuelva los asuntos a los que se refiere el artículo 22, o en su defecto, se realizan las consultas de rigor. Nunca se hacen las convocatorias de esta
naturaleza para tratar asuntos inherentes a la parcialidad de copropietarios afectados por determinada situación. En todo caso, debe ampliarse el criterio de aplicación e interpretación de la norma en comento, ya que como está redactada podría interpretarse con un criterio totalmente restrictivo que pondría en riesgo los intereses globales de toda una comunidad de copropietarios.
C.3)Designación de abogados para asuntos judiciales: sobre el particular, el artículo 20, literal “e” de la LPH es claro. Puede la junta de condominio decidir hacerse asistir u otorgar los correspondientes poderes a los abogados para defender los intereses de la comunidad en los asuntos concernientes a la administración de las cosas comunes”. Estos asuntos no hacen referencia a los intereses o conflictos que puedan haber en una comunidad entre particulares y hay que tomar esto muy en cuenta. No se otorgan poderes para que la Junta tome partido de alguna forma por una posición u otra donde estén confrontados dos particulares miembros de la comunidad de copropietarios, sino para aquellos casos donde los asuntos administrativos (que son de variada naturaleza, como por ejemplo: protección de la fachada; recuperación de los gastos comunes causados por la vía judicial; defensa de las áreas comunes; atención de los asuntos laborales habidos con los empleados del condominio; representación judicial ante eventuales conflictos habidos con los proveedores, etcétera) relacionados con las cosas comunes, estén en
juego.
C.4) ¿Puede la Junta de Condominio tomar decisiones propias de la Asamblea de Propietarios? La regla general que rige esta materia nos inclina hacia una respuesta negativa, pero hay que considerar una excepción. Siendo la junta de condominio un ente nombrado por la Asamblea de Propietarios (tal y como lo establece el artículo 18 de la LPH) se trata de un ente “delegado”, o lo que es lo mismo, “mandatario” que no puede actuar más allá de las pautas que le otorga su mandante; el documento de condominio y su reglamento; y la
leyes de la República. En consecuencia, ella podrá hacer sólo lo que está dentro de sus atribuciones legales y sólo podría tomar decisiones por la Asamblea de Propietarios, si ésta así la ha facultado, debiendo entonces determinar con absoluta precisión y claridad los parámetros de su actuación.
Ciertamente, este es un punto muy controversial que causa polémica y ardua discusión en el mundo doctrinario; y veamos un caso en particular a modo de ejemplo: si la comunidad de copropietarios debe elegir a un Administrador (distinto a la Asamblea de Propietarios y a la Junta de Condominio) y se reúne en Asamblea para tomar la decisión definitiva, y en el transcurso del
debate se decide legalmente delegar tal elección a la Junta de Condominio, luego, ¿puede impugnarse la decisión que esta última haga conforme a los parámetros y órdenes que le han impuesto, alegando que no ha sido hecha propiamente por aquella, según lo dispuesto en el artículo 19 de la LPH? Algunos esbozarán razones de violación de orden público puesto que no es un pronunciamiento formal y solemnemente tomado por la Asamblea; pero en contraposición a esta tesis y nos refugiamos en ella, surge otra de la libre expresión y determinación también tomada por la Asamblea de delegar, sin que exista prohibición expresa de la ley especial, que tal decisión sea tomada por la Junta de Condominio. Sólo sería nula en caso de que dicha Junta se extralimitaré en los parámetros y órdenes que previamente le haya dado la Asamblea de Propietarios reunida legalmente.
C.5) ¿Puede designar al administrador? El voto personal requerido para tal fin: visto los anteriores argumentos, nada obsta para que la Junta de Condominio designe al Administrador si así le ha sido delegado por la Asamblea de Copropietarios.
El otro punto que debemos explicar y es un criterio que no compartimos con algunos de los autores tendentes a inclinarse por la tesis de la exigencia de un voto capitalístico (referido según al valor inmobiliario -alícuota- que tenga cada propietario) por sobre el voto personal de cada propietario a la hora de la designación del Administrador. Consideramos que el nombramiento de un Administrador se trata de un acto de administración, pero que es muy especial, ya que de él se derivará otros actos administrativos muy importantes para la vida de la comunidad de copropietarios. Sostenemos que este voto para designarlo no debe computarse de acuerdo al valor de las alícuotas que cada propietario tiene según su inmueble, sino que más bien debe privilegiarse el voto personal, donde cada propietario tenga
igualdad en su capacidad tanto para elegir, como para destituir o revocar a un Administrador, puesto que el voto no va a recaer propiamente sobre un acto meramente administrativo relativo a la conservación de las cosas comunes, sino sobre una persona (natural o jurídica) y aquí no puede establecerse diferencia alguna entre los propietarios en cuanto a la unidad del voto se refiere. Además, asumida la igualdad de las personas para elegir, se evitan las componendas de las
matrices de opinión que por determinados intereses en juego puedan existir en una comunidad. Este criterio de considerar el voto personal en lugar del voto capitalístico (o lo que denominamos, “voto inmobiliario”) tiene un fundamento de rango constitucional y traemos a colación lo dispuesto en el artículo 21 de
la Carta Magna que reza: “Todas las personas son iguales ante la Ley; en consecuencia: 1) No se permitirán discriminaciones fundadas en la raza, el
sexo, el
credo, la condición social o aquellas que, en general, tengan por objeto o por resultado anular o menoscabar el reconocimiento, goce o ejercicio en condiciones de igualdad, de los derechos y libertades de toda persona” . El mismo criterio lo sostenemos para la aplicación de las sanciones a las que hace referencia el artículo 39 de la LPH.
La elección propiamente dicha del administrador debe, en nuestra modesta opinión, ser validada con la mayoría simple de las personas que estén presentes al momento de realizada la elección, esto es, la mitad más uno, sin tomar en cuenta que sea en una primera o segunda Asamblea de Propietarios, a menos que el documento de condominio establezca algo distinto que deba aplicarse.
C.6) ¿Puede aprobar mejoras en el condominio? No puede hacerlo, ya que el artículo 9 de la LPH es muy claro al respecto: “Las mejoras de las cosas comunes sólo podrán efectuarse con el acuerdo del setenta y cinco por ciento (75%) de los propietarios…”Una vez más atendemos a la preocupación de las juntas de condominios cuando nos preguntan sobre el quórum necesario para aprobar las mejoras, en el sentido de que si es necesario efectuar el cómputo del 75% de las personas (propietarias) o el 75% del valor inmobiliario (valor capital de según las alícuotas) el que debe privar a la hora de someter a la aprobación de la asamblea de propietarios, dado que hay una diferencia sustancial entre una y otro forma. La ley habla de propietarios y no de valor capital; es por ello que al legislador no hacer distinción, no tiene por qué hacerla quien interpreta la norma. Agregamos que, por las consecuencias económicas tangibles para el bolsillo de los propietarios que una decisión de realizar las mejoras tiene, es menester lograr el mayor consenso posible para su aprobación. De hecho, ordenamientos jurídicos anteriores, de los años 1957 y 1958 sobre propiedad horizontal, según nos informa el Dr. Rafael Ángel Briceño en su obra “De la Propiedad Horizontal”, (2da.
edición ampliada y corregida, impresa en los Talleres de
Gráficas Tao, en el mes de Mayo de 1996, página 127) exigían una mayoría decisoria al respecto del noventa por ciento (90%).
Lo que no compartimos con este autor en el tema de las mejoras es en lo concerniente a la clasificación que en esta misma página de su obra citada hace sobre las mejoras. El
Profesor Briceño habla de: “mejoras necesarias (las que necesita la cosa para impedir que se deteriore, destruya o desaparezca, o en todo caso, las indispensables para que la cosa sirva normalmente al uso a que se
destina); mejores útiles (son las destinadas a aumentar el valor venal o de
mercado de la cosa; (y mejoras voluptuarias (también llamadas suntuarias, son las mejoras que persiguen fines de embellecimiento, lujo o recreo)” y agrega en su propia interpretación del artículo 9 lo siguiente: “El artículo 9 parece abarcar todo dispendio económico realizado en las cosas comunes o con repercusión en el mejor uso y disfrute de ellas, por lo que no es aventurado que las mejoras pueden consistir tanto en la instalación, ampliación o mejoramiento de un servicio (incineradores de residuos, electricidad, agua fría y caliente, etc.), como en la modificación o alteración de cualquier parte de las áreas comunes, con exclusión de las obras nuevas enumeradas en el art. 10”. Por nuestra parte nos apartamos totalmente de forma democrática de este criterio. Y disentimos puesto que pensamos que no pueden confundirse “tipos de mejoras”, con lo que en realidad son “tipos de gastos” que se efectúan sobre la cosa. De hecho, el legislador en el artículo 762 del Código Civil habla de gastos necesarios y no de mejoras necesarias, cuando se refiere a los que pueden ocurrir en una comunidad. Este Código tiene un carácter supletorio de la LPH y por el principio de analogía válido en Derecho podemos hacer interpretaciones de su contenido. Además de esto, la propia lógica jurídica y fáctica revela que de aplicarse el criterio del Profesor Briceño en cuanto a la respetable interpretación que él hace del artículo 9 de la ley ejusdem, virtualmente sería imposible mantener ni siquiera en funcionamiento un bien inmueble regido bajo su ámbito jurídico. Imaginemos los problemas del día a día que ocurrirían cuando se daña un sistema de
bombas hidroneumático y se necesitare el 75% de la mayoría de los propietarios para aprobar la reparación del equipo o su sustitución por uno nuevo; en fin, se atentarían contra otros principios vitales de los ciudadanos copropietarios, razón por la cual rechazamos esta posición.
C.7) Cuando la Junta de Condominio decide administrar directamente el inmueble: sus atribuciones y responsabilidades de sus miembros. Breve referencia a la “co-administración” con
una empresa: delegación de funciones según un contrato de mandato: En efecto, como dispone la ley y ya lo hemos visto arriba, puede la junta de condominio administrar un inmueble; pero ahora conviene señalar una distinta modalidad de administración que ella puede perfectamente adelantar con el Administrador del inmueble, dentro de un
clima de reparto de responsabilidades, que por una parte, garantizan la mejor y más directa supervisión de la ejecución de su gestión y por la otra, minimizan las responsabilidades del Administrador, quien a los fines prácticos, pasa a ser más una herramienta de apoyo y menos un factor de decisión sobre los intereses comunes de los copropietarios.
Nos referimos a una relación con un Administrador designado conforme a la Ley, pero limitado a una serie de atribuciones y responsabilidades de su mandato por decisión expresa de la junta de condominio, todo lo cual se sustenta en un contrato de administración de inmueble (mandato) donde se establecen detalladamente las obligaciones de cada una de las partes.
Para lograr una mejor comunicación con el Administrador y evitar la duplicidad de órdenes y pérdida de tiempo por parte de sus miembros, en este tipo de relación comercial limitada con aquel, la Junta tendrá que estar muy bien organizada y distribuirse por escrito entre sus distintos miembros, cada una de las funciones que se asumirán con el inmueble y con la vocería con el Administrador. Esta forma de administrar disminuye los niveles de decisión que tradicionalmente han tenido muchos administradores que se creen en definitiva que son los “mandantes” en la relación con la comunidad, cuando en realidad, jurídicamente es a la inversa. Estamos así ante lo que nos atrevemos a denominar como un proceso de co-administración donde las responsabilidades legalmente establecidas para el administrador pueden ser asumidas sin impedimento alguno por la Junta y delegar otras en él, con miras a lograr un mayor control y transparencia en la gestión, De hecho, la nueva tendencia en Venezuela en cuanto a administración se refiere, está imponiendo realidades como éstas, donde el Administrador se limita a la elaboración de las facturas de condominio; la cobranza; pago de proveedores y mantenimiento y resguardo de la data contable; pero donde las juntas de condominios son las que desarrollas toda la actividad relativa a los actos de conservación y mantenimiento del inmueble, incluyendo la búsqueda de los proveedores para tales fines.
Recomendamos que toda esta
metodología de trabajo que se refiere no a otra cosa que a la redistribución de responsabilidades legales entre la junta de condominio y el administrador, se lleve a efecto a través de un contrato autenticado suscrito debidamente por las partes.
C.8) Las más frecuentes decisiones nulas e ilegales de las Juntas de Condominios:
C.8.1) Realizar asambleas obviando los requisitos de publicidad: muchas juntas de condominios para ahorrarse los
costos de la publicidad en la
prensa(cada día más elevados) convocan asambleas obviando totalmente los requisitos establecidos en el artículo 24 de la LPH. Insistimos, debe hacerse una publicación en la prensa que circule en la jurisdicción del inmueble con al menos, tres días de anticipación a la fecha de la realización de la asamblea. Igualmente, destacamos que se viola el principio de publicidad en aquellas convocatorias aún publicadas en la prensa cuando para un mismo día pero a diferentes horas se hacen varias convocatorias, excepto que así lo disponga expresamente y sin lugar a dudas el documento de condominio o su reglamento.
Pensamos que este problema debe ser objeto de un minucioso tratamiento en la próxima reforma de la LPH, en cuyo
proyecto estamos trabajando.
C.8.2) Aprobación de fondos de mejoras y de otra naturaleza: Es importante entender que para poder crear un fondo de mejoras, tiene que aprobarse primero la realización de mejoras, caso en el cual se exige el quórum correspondiente señalado en el artículo 9, ya ampliamente arriba comentado. Toda decisión de la junta de condominio hecho sin esta
observación, es absolutamente nula e inexistente en el derecho, y en nada obligante para los propietarios.
C.8.3) Creación de multas y de otras sanciones pecuniarias contra la comunidad: pensamos que este tema es de sumo delicado y puede originar enfrentamientos innecesarios entre los copropietarios. Aunque tiene plena justificación para sancionar como “gasto no común” la inobservancia o violación de normas por parte de propietarios inescrupulosos, su regulación debe hacerse mediante decisión mayoritaria por parte de la asamblea. Nuestra posición sobre el quórum referido para la creación de este tipo de sanciones es que se aprueben con una mayoría calificada, pudiendo ser los dos tercios de los propietarios un porcentaje que se aproxima para legitimar este tipo de sanciones económicas.
C.8.4) Cambio de uso de áreas comunes: Estas áreas y sus usos están perfectamente señalados en el documento de condominio. Normalmente ocurre así. Así que su modificación fáctica por parte de la junta de condominio, no es más que un abuso de poder. Inclusive conocemos casos donde áreas comunes son arrendadas por la junta de condominio y en los que no son reportados los ingresos recibidos por esta vía, originándose situaciones administrativas irregulares.
